I. Postavení a funkce odboru
Na základě § 102 odst. 2 písmeno f) zákona o obcích, zřídila rada města Domažlice správní odbor (dále jen SO) jako svůj výkonný orgán.
SO vykonává správu na úseku všeobecné vnitřní správy.
II. Hlavní úkoly odboru
A.Úsek občanských agend
Matrika a ověřování
Komplexně zajišťuje výkon státní správy vyplývající ze zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, ve znění pozdějších předpisů a prováděcích platných právních předpisů k němu navazujících
1. Vede matriční knihy a vydává výpisy o matričních událostech, které nastaly v matričním obvodu MěÚ z knihy narození, manželství a úmrtí.
2. Využívá údaje ze základního registru obyvatel, z informačního systému evidence obyvatel, z informačního systému cizinců, z informačního systému evidence občanských průkazů, z informačního systému cestovních dokladů.
3. Přiděluje a aktualizuje rodná čísla.
4. Přijímá žádosti o uzavření manželství snoubenců a zabezpečuje svatební obřady uzavření manželství.
5. Povoluje uzavřít manželství na kterémkoliv vhodném místě ve svém správním obvodu.
6. Promíjí povinnost předložení předepsaných dokladů k uzavření manželství.
7. Vydává vysvědčení o právní způsobilosti občanů k uzavření manželství.
8. Vydává snoubencům osvědčení k uzavření církevního sňatku.
9. Zajišťuje vyšší ověření matričních dokladů, vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství a potvrzení o údajích zapsaných v matriční knize vydaných matričními úřady.
10. Přijímá oznámení občanů, kteří po rozvodu manželství přijmou příjmení, které měli před uzavřením manželství.
11. Zajišťuje úkoly vyplývající ze zákona o registrovaném partnerství.
12. Rozhoduje ve správním řízení jako orgán I. stupně o povolení změny jména a příjmení občanů ČR, cizinců s povolením k pobytu na území ČR v územním obvodu MěÚ Domažlice a cizinců, kterým byl udělen azyl na území ČR v územním obvodu MěÚ Domažlice.
13. Po skončení běžného roku předává Krajskému úřadu Plzeňského kraje do úschovy a k dalšímu doplňování sbírku listin, která sloužila výhradně pro zápisy provedené do matričních knih.
14. Vyhotovuje matriční doklady pro použití v cizině, zajišťuje ostatní písemný styk s cizinou za MěÚ prostřednictvím našich zastupitelských úřadů v zahraničí.
15. Sepisuje žádosti o zápis matričních událostí našich občanů v cizině, zpracovává, kontroluje a postupuje podkladový materiál na zvláštní matriku do Brna včetně předání matričního dokladu žadateli.
16. Na žádost občanů vydává potvrzení v souladu s platnou legislativou.
17. Sepisuje souhlasné prohlášení o určení otcovství k dítěti.
18. Vyhotovuje duplikáty matričních dokladů.
19. Vybírá správní poplatky dle příslušných právních norem, vede agendu s tím spojenou.
20. Odborně zpracovává správní rozhodnutí v 1. stupni správního řízení.
21. Řeší přestupky na úseku matriky.
22. Uchovává a aktualizuje sbírky listin pro obce patřící do matričního obvodu.
23. Druhopisy matričních knih a sbírky listin po uplynutí skartační lhůty předává státnímu oblastnímu archivu.
24. Zabezpečuje ve spolupráci s matričními úřady obnovení zničených prvopisů matričních knih, případně druhopisů matričních knih a sbírek.
25. V souladu se skartačním řádem úřadu připravuje materiály ke skartaci či archivaci.
26. Zajišťuje podklady pro poskytnutí informací v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.
27. Jednou ročně provádí kontrolu vedení matričních knih a sbírek listin u všech matričních úřadů v rámci územního matričního obvodu.
28. Oprávněným osobám povoluje nahlížet do sbírky listin, vydává potvrzení o údajích uváděných ve sbírce listin.
29. Vede a aktualizuje sbírku listin, aktualizuje druhopisy matričních knih vedených do 31.12.1958 pro matriční úřady v rámci územního obvodu a zabezpečuje ochranu před jejich zneužitím, zničením nebo poškození.
30. Zápisy matričních událostí vede pomocí výpočetní techniky a programového vybavení společnosti Vera v souladu s platnou legislativou.
31. Zápis matričních událostí do ISEO a přidělování rodných čísel je prováděno prostřednictvím formulářů v aplikaci CzechPoint@Office, agenda matriky.
32. Plní oznamovací povinnost dle platné legislativy.
33 Oznamuje policii za účelem provozování IS cizinců údaje o matričních událostech a skutečnostech cizinců, které zapisuje do matričních knih.
34. Provádí ověřování shody opisů nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisů v souladu s platnou legislativou.
35. Zajišťuje zkoušku pro zaměstnance obce stanovených v příloze vyhlášky, kteří provádějí vidimaci a legalizaci v souladu se zákonem o ověřován, vydává osvědčení.
36. Zajišťuje dodržování zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
37. Vede přehled o přijatých, vydaných, poškozených nebo znehodnocených matričních tiskopisech, které jsou přísně zúčtovatelnými tiskopisy se zajišťovacími prvky proti jejich padělání a pozměnění.
Ztráty a nálezy
1. Přijímá hlášení občanů o ztrátách a nálezech kromě živých zvířat a vede sklad nalezených věcí.
2. Eviduje ztráty a nálezy podle platných předpisů a napomáhá vrácení věcí vlastníkům.
3. U věcí, o které se vlastníci nepřihlásí v zákonné lhůtě od jejich odevzdání, zabezpečí jejich likvidaci či zavedení do majetku města.
Občanské průkazy
Komplexně zajišťuje výkon státní správy vyplývající ze zákona č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, ve znění pozdějších předpisů a prováděcích platných právních předpisů k němu navazujících
1. Elektronicky zpracovává žádosti o vydání občanského průkazu, pořizuje digitální podobu a otisky prstů občana.
2. Prověřuje správnost a úplnost údajů, doklady, kterými byly prokázány údaje uváděné v žádosti, státní občanství, zkoumá zda žádost podává oprávněná osoba, její totožnost.
3. Pro výkon působnosti podle tohoto zákona využívá údaje ze základních registrů a agendových informačních systémů.
4. Vydává vyrobené občanské průkazy občanům.
5. Vyřizuje žádosti o vydání dočasného občanského průkazu.
6. Vydává dočasný občanský průkaz.
7. Vyřizuje žádosti a předání vyhotovených občanských průkazů nemohoucím občanům v místě jejich trvalého pobytu.
8. Kontroluje a ověřuje funkčnost kontaktního elektronického čipu.
9. Přebírá z MV nově vyhotovené doklady, kontroluje je, zpracovává pomocí výpočetní techniky a připravuje k předání občanům.
10. Poskytuje údaje z informačního systému občanských průkazů pokud tak stanoví zvláštní právní předpis nebo mezinárodní smlouva.
11. Poskytuje občanovi údaje, které jsou k jeho osobě vedeny v evidenci občanských průkazů.
12. Přijímá od občanů hlášení o ztrátě, odcizení, zničení, poškození nebo zneužití občanského průkazu.
13. Rozhoduje ve správním řízení o skončení platnosti občanského průkazu.
14. Řeší přestupky na úseku občanských průkazů.
15. Vybírá správní poplatky v souladu s platnou legislativou a zajišťuje jejich odvod na stanovený účet úřadu.
16. Provádí fyzickou likvidaci a skartaci odevzdaných, odebraných občanských průkazů, vyhotovuje měsíčně seznam občanských průkazů určených ke skartaci.
17. V souladu se skartačním řádem úřadu připravuje materiály ke skartaci či archivaci.
18. Skladuje doklady a čistopisy v suchém prostředí a řádně zabezpečeny proti odcizení, zneužití, poškození nebo zničení.
19. Přepravu vyhotovených dokladů, tiskopisů a jiných písemností souvisejících s výkonem státní správy na úseku EO, OP, CD realizují prostřednictvím kontejneru.
20. Řeší reklamační řízení s MV na vyhotovené občanské průkazy, které vykazují výrobní vadu nebo nesprávnost v nich zpracovaných osobních údajů.
21. Zabezpečuje archivování dokumentace související s vedením informačního systému podle zvláštního předpisu, zabezpečování dokumentů a dat před zneužitím či poškozením.
22. Vede spisovou dokumentaci žádostí a dalších písemností v souladu s právním předpisem.
23. Zajišťuje dodržování zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Cestovní doklady
Komplexně zajišťuje výkon státní správy vyplývající ze zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech, ve znění pozdějších předpisů a prováděcích platných právních předpisů k němu navazujících
1. Elektronicky zpracovává žádosti o vydání cestovního dokladu se strojově čitelnými údaji a s nosičem dat s biometrickými údaji.
2. Prověřuje správnost a úplnost údajů, doklady, kterými byly prokázány údaje uváděné v žádosti, státní občanství, zkoumá zda žádost podává oprávněná osoba, její totožnost.
3. Pro výkon působnosti podle tohoto zákona využívá údaje ze základních registrů a agendových informačních systémů.
4. Kontroluje a ověřuje správnost údajů v nosiči dat s biometrickými údaji.
5. Přebírá z MV nově vyhotovené doklady, kontroluje je, zpracovává pomocí výpočetní techniky a připravuje k předání občanům.
6. Vydává vyrobené cestovní doklady občanům.
7. Vybírá správní poplatky a zajišťuje jejich odvod na stanovený účet úřadu.
8. Řeší přestupky na úseku cestovních dokladů.
9. Přijímá od občanů hlášení o ztrátě, odcizení, poškození nebo zničení cestovního dokladu.
10. Vydává potvrzení o odevzdání cestovního dokladu s příslušnými náležitostmi a vede stanovenou evidenci.
11. Přijímá cestovní doklady zadržené příslušnými orgány podle zvláštního právního předpisu a Policií ČR, rozhoduje o jejich vrácení držitelům v souladu se zákonem.
12. Prostřednictvím zastupitelských úřadů zajišťuje vyhotovení a předání cestovních dokladů občanům ČR žijícím v cizině.
13. Poskytuje údaje z informačního systému cestovních dokladů podle zvláštních právních předpisů.
14.Poskytuje občanovi údaje, které jsou k jeho osobě vedeny v evidenci cestovních dokladů.
15. Vede spisovou dokumentaci žádostí a dalších písemností v souladu s právním předpisem.
16. Skladuje doklady v suchém prostředí a řádně zabezpečeny proti odcizení, zneužití, poškození nebo zničení.
17. Provádí fyzickou likvidaci a skartaci odevzdaných, odebraných cestovních dokladů, vyhotovuje měsíčně seznam cestovních dokladů určených ke skartaci.
18. V souladu se skartačním řádem úřadu připravuje materiály ke skartaci či archivaci.
19. Přepravu vyhotovených dokladů, tiskopisů a jiných písemností souvisejících s výkonem státní správy na úseku EO, OP, CD realizují prostřednictvím kontejneru.
20. Řeší reklamační řízení s MV u cestovních dokladů, u nichž byla zjištěna nefunkčnost nosiče dat, nesprávnost strojově čitelných údajů, chybná perforace nebo jiná výrobní vada.
21. Zajišťuje dodržování zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
22. Zabezpečuje archivování dokumentace související s vedením informačního systému podle zvláštního předpisu, zabezpečování dokumentů a dat před zneužitím či poškozením.
B. Úsek evidence obyvatel obecního úřadu obce s rozšířenou působností
Komplexně zajišťuje výkon státní správy vyplývající ze zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a prováděcích platných právních předpisů k němu navazujících
1. Pro výkon působnosti podle tohoto zákona využívá údaje ze základních registrů a agendových informačních systémů.
2. Aktualizuje údaje v informačním systému pro Ministerstvo vnitra ČR.
3. Je zapisovatelem údajů do informačním systému v souladu s platnou legislativou.
4. Odstraňuje nesoulady v informačním systému.
5. Poskytuje osobní údaje z informačního systému evidence obyvatel, včetně vedení přesné evidence o vydání údajů obyvatelům a subjektům podle zvláštních právních předpisů.
6. Zajišťuje výdej údajů z informačního systému orgánům státní správy a orgánům pověřeným výkonem státní správy, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis nebo pokud to vyžaduje činnost těchto orgánů vyplývající z jejich zákonem stanovené působnosti.
7. Zprostředkovává výdej údajů z informačního systému evidence obyvatel na žádost obyvatele při poskytování záznamů dle Metodického pokynu MV.
8. Zajišťuje podání žádosti občana o zprostředkování kontaktu pro MV.
9. Vybírá správní poplatky a zajišťuje jejich odvod na stanovený účet úřadu.
10. Zabezpečuje archivování dokumentace související s vedením informačního systému podle zvláštního právního předpisu.
11. Zabezpečuje distribuci tiskopisů na obecní úřady v územním obvodu MěÚ Domažlice.
12. Přijímá žádosti občana o zprostředkování kontaktu.
13. V souladu se skartačním řádem úřadu připravuje materiály ke skartaci či archivaci.
14. Zajišťuje dodržování zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
C. Úsek ohlašovny
1. Pro výkon působnosti podle tohoto zákona využívá údaje ze základních registrů a agendových informačních systémů.
2. Zápis adresy místa TP, zápis změny adresa místa TP, zápis údaje o ukončení TP a zápis údaje o zrušení TP zapisuje do informačního systému vyplňováním elektronického formuláře prostřednictvím aplikace CzechPoint@Office, agenda ohlašovny.
3. Přijímá vyplněný přihlašovací tiskopis, zkontroluje úplnost a správnost podle předložených dokladů.
4. Oddělí vyznačenou část občanského průkazu při hlášení změny místa trvalého pobytu.
5. Oznámí písemně vlastníkovi objektu změnu v počtu přihlášených osob do objektu, u oprávněné osoby uvede jméno, popřípadě jména, příjmení a datum narození.
6. Vybírá správní poplatky a zajišťuje jejich odvod na stanovený účet úřadu.
7. Rozhodne o přerušení řízení v případě zjištěných nedostatků nebo rozporů vyplněných údajů na přihlašovacím tiskopisu s údaji předloženými v dokladech.
8. Vede v rozsahu stanoveném zákonem údaje o státních občanech ČR, osobách, které pozbyly státní občanství ČR a cizincích, kteří jsou matkou, otcem, popřípadě jiným zákonným zástupcem, manželem, registrovaným partnerem nebo dítětem občana.
9. Eviduje na přihlašovacím tiskopisu skutečnost, že občan písemně oznámil ukončení trvalého pobytu na území ČR.
10. Vede údaj o adrese občana na kterou mu mají být doručovány písemnosti, případně její změnu nebo zrušení.
11. Poskytuje na základě písemné žádosti údaje vedené v informačním systému obyvateli k jeho osobě.
12. Poskytuje údaje orgánům státní správy a orgánům pověřeným výkonem státní správy v rozsahu a účelu za podmínek stanovených zvláštním právním předpisem.
13. Poskytuje údaje vedené v manuálních evidencích v souladu s platnou legislativou.
14. Zpracovává údaje vedené v informačním systému.
15. Rozhoduje jako orgán 1. stupně ve správním řízení o zrušení údaje o místu trvalého pobytu.
16. Provádí aktualizaci přihlašovacích tiskopisů, vede odděleně běžnou a odkládací evidenci.
17. Vede a zpracovává přihlašovací tiskopisy tak, aby byly důsledně chráněny osobní údaje v nich uvedené před neoprávněným zasahováním.
18. V souladu se skartačním řádem úřadu připravuje materiály ke skartaci či archivaci.
19. Zajišťuje dodržování zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
D. Úsek voleb
1. V přenesené působnosti vykonává státní správu na úseku voleb v rozsahu stanoveném zvláštním zákonem.
2. Na základě dotazu okrskové volební komise využívá referenční údaje z registru obyvatel v rozsahu čísla elektronicky čitelných identifikačních dokladů, jména, popřípadě jmen, příjmení a adresy trvalého pobytu.
3. Spolupracuje při zajišťování voleb a referend.
4. Připravuje podklady pro distribuci hlasovacích lístků voličům – roznáškové sestavy.
5. Vede stálý seznam voličů a dodatek stálého seznamu voličů, provádí kontrolu a aktualizaci.
6. Vede zvláštní seznam voličů.
7. Vydává voličské průkazy, vede evidenci přísně zúčtovatelných tiskopisů.
8. Spolupracuje s Českým statistickým úřadem při zajišťování sčítání lidu, domů a bytů.
III. Ostatní úkoly odboru
1. Spolupracuje při vydávání, změnách a aktualizacích nařízení města a obecně závazných vyhlášek.
2. Zpracovává podklady pro vyřízení stížností, oznámení a podnětů v rozsahu své působnosti.
3. Spolupracuje při sestavování rozpočtu, zabezpečuje jeho plnění.
4. Spolupracuje při inventarizaci dle příkazu rady města a pokynu tajemníka MěÚ.
5. Plní ostatní úkoly uložené starostou a místostarosty města a tajemníkem MěÚ v působnosti odboru správního.
6. Zabezpečuje vymáhání pohledávek, které vznikly při plnění úkolů v působnosti odboru. U pohledávek sankční povahy a pokut vymáhaných dle zákona č.280/2009 Sb. daňový řád, ve znění pozdějších předpisů, zajišťuje zpracování upomínek k zaplacení uložených pokut. V upomínce upozorní, že v případě nezaplacení bude pohledávka vymáhána daňovou exekucí dle daňového řádu. Pokud nebude uhrazeno, předá originál rozhodnutí nebo ověřenou kopii s vyznačením právní moci a vykonatelnosti, kopii upomínky s dokladem o doručení na finanční odbor.
